Los cuadros de mando financieros

Por qué son importantes los cuadros de mando financieros y los cinco puntos de partida

Si su organización sin fines de lucro tiene una oficina financiera razonablemente funcional, entonces probablemente vea los informes financieros mensuales o trimestrales.
Si bien la elaboración de informes puede ser un protocolo estándar, la capacidad para comprender la información financiera y actuar en consecuencia varía mucho de una organización a otra.
La mayoría de las veces, las organizaciones sin fines de lucro producen las cifras de manera diligente, pero luego no las aprovechan para avanzar en las conversaciones estratégicas internas.
Aquí es donde entran en juego los cuadros de mando, es decir, los informes que ilustran los datos clave, a menudo en formato gráfico.
Por qué son importantes los cuadros de mando:
Los gráficos y las imágenes fomentan la narración de historias, un signo de interacción activa con los números. Un análisis financiero reflexivo requiere tantas palabras como números. En la FMA, alentamos a las organizaciones a que destaquen las variaciones significativas (desviaciones significativas del presupuesto) en los informes financieros.
El análisis de las variaciones va más allá de la identificación de las tendencias financieras. El equipo directivo de una organización sin fines de lucro debe ser capaz de explicar las variaciones a la junta directiva y a otras partes interesadas y determinar las medidas adecuadas.
Al ver los números visualizados, se hace la pregunta: "¿Por qué obtuvimos menos ingresos de los proyectados este trimestre?" Se produce una conversación práctica: "Nuestros ingresos son muy estacionales. ¿Debería modificarse nuestro presupuesto de ingresos para reflejar esto?"
Los cuadros de mando son herramientas eficaces para garantizar la comprensión y el compromiso financieros compartidos entre los miembros de la junta. Las juntas directivas de las organizaciones sin fines de lucro son a menudo un grupo heterogéneo de profesionales que no están acostumbrados a estar en la misma mesa: pueden variar desde los pesos pesados de las finanzas del sector privado hasta los tipos del sector social.
Dadas las variadas responsabilidades de gobierno de una junta directiva de una organización sin fines de lucro, es inevitable una sana tensión entre las perspectivas, pero puede ser una dinámica difícil de manejar.
Los cuadros de mando crean un lenguaje común entre los miembros del consejo, lo que permite a los que se inclinan a analizar las finanzas comunicarse con los que están menos motivados por los datos financieros. Los tableros también transmiten al tablero el nivel de información que se espera - y que es apropiado - para que estén familiarizados con ellos.
El proceso de desarrollo de un tablero de instrumentos puede ayudar a definir las medidas de éxito. Los líderes de las dinámicas organizaciones sin fines de lucro se mueven rápidamente. Cuando se enfrentan a decisiones que requieren un tiempo determinado (sobre temas como la financiación, los cambios de programas y las asociaciones), ayuda tener una comprensión compartida de las prioridades de la organización y de las medidas de éxito.
Al unirse para diseñar una herramienta de información concisa, los líderes de la organización se ven obligados a tomar decisiones, simplemente porque no se puede prestar atención a todo al mismo tiempo.
Si alguno de los anteriores le resulta familiar, entonces un panel de control puede ser una herramienta útil para su organización. Es esencial desarrollar el informe del tablero de mando de una manera reflexiva e inclusiva, para que la herramienta sea aceptada y utilizada por los responsables de la toma de decisiones en toda la organización.
Aquí hay cinco consejos para ayudarle a empezar:
Crear un grupo de trabajo diverso para identificar lo que es importante para su organización. Uno de mis clientes, una creciente organización de servicios para jóvenes, formó un equipo de proyecto de tableros de control compuesto por líderes de finanzas, desarrollo y programas.
El equipo realizó una lluvia de ideas sobre métricas valiosas de sus respectivas áreas funcionales para hacer un seguimiento a lo largo del tiempo. Esta lista de deseos se fue poniendo progresivamente en práctica. Al final, el grupo se había decidido por una docena de métricas a las que estaba de acuerdo en que la organización debía prestar atención para tener éxito.
Aunque esta lista corta de medidas variará según la organización, aquí hay algunas áreas estándar que nosotros, en la FMA, recomendamos rastrear: (1) los resultados operativos de la organización y de los programas principales; (2) la solidez de las medidas del balance general, en particular la liquidez (lea aquí sobre los activos netos líquidos no restringidos); (3) el rendimiento de la recaudación de fondos; y (4) los resultados de los programas vinculados a su teoría del cambio.
Mida el rendimiento con respecto a un objetivo deseado. La visualización de los objetivos junto con el rendimiento real en un gráfico ayuda a contar una historia interesante sobre diferentes partes de una organización: ingresos, gastos, resultados del programa.
El establecimiento de objetivos es un ejercicio que se basa en datos históricos e instintos instintivos. Un buen punto de partida es el presupuesto operativo del año fiscal en curso. A medida que haga una nueva previsión y ajuste su presupuesto, actualice los objetivos de su panel de control en consecuencia.
Pilotear el tablero de instrumentos durante un tiempo determinado y luego reevaluar. Los cuadros de mando son tan útiles como sus aplicaciones. Puede ser tentador permanecer en modo R&D perpetuo para llegar al conjunto perfecto de métricas, pero usted se pierde la valiosa retroalimentación de los usuarios.
Otro cliente conocedor de datos, una organización de justicia alimentaria, se comprometió a pilotar su tablero de instrumentos durante un año completo. Identificaron preguntas estratégicas para cada gráfico con el fin de guiar la conversación.
Por ejemplo: ¿Se alinean las tendencias del año hasta la fecha en el desempeño presupuestal versus el desempeño real con las expectativas de estacionalidad y tiempo? ¿Cómo se relaciona el número de personas atendidas con las metas de impacto para cada área del programa?
Construya un tablero de control que pueda mantener. Existen muchas opciones para crear informes de cuadros de mando: desde Microsoft Excel hasta sistemas como Intacct o Salesforce. Un tablero automatizado en una plataforma de software especializada puede parecer ideal, pero los clientes con los que trabajo desarrollan informes de tableros perfectamente funcionales en Excel.
En lugar de sobredimensionar su tablero de instrumentos, dé prioridad a una herramienta que no le causará problemas para que la actualice mensual o trimestralmente. Este ejemplo de tablero de CompassPoint, otro proveedor de servicios sin fines de lucro, es un buen ejemplo de cómo los tableros relativamente simples pueden ser herramientas de toma de decisiones altamente efectivas.
En los últimos diez años, los cuadros de mando han surgido en el lenguaje de las organizaciones sin fines de lucro como una "mejor práctica" para la gestión financiera. No son una solución para todo, pero si los informes financieros se sienten como un ejercicio administrativo y de rutina en su organización, entonces un tablero de control puede ser justo lo que necesita para dinamizar las discusiones internas sobre las finanzas.
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